STRUKTUR ORGANISASI PRODI PAI
Unduh untuk melihat SK Struktur Prodi PAI
Unduh melihat SOP Pengangkatan Prodi PAI
Tugas dan Fungsi Struktur Prodi
Dasar Pemikiran
Dilihat dari prespektif ilmu administrasi pendidikan, manejemen program sudi dapat diartikan sebagai kegiatan pengelolaan semua kegiatan tri dharma perguruan tinggi pada tingkat program studi dengan pendayagunaan sumber daya, dan waktu yang tersedia secara efektif dalam upaya pencapaian tujuan dan sasaran program studi yang bersangkutan. Sumber daya yang dilibatkan meliputi sumber daya manusia (mahasiswa, dosen,tenaga administratif), sumber belajar (kurikulum), dan sumber fasilitas dan dana sebagai faktor pendukung yang memungkinkan proses pendidikan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, sehingga dapat dicapai produktivitas pendidikan yang tinggi. Produktivitas pendidikan dapat diukur dari efektivitas (kemangkusan), dan efisiensi (kesangkilan) pendidikan. Efektivitas pendidikan dapat dilihat dari sudut prestasi dan proses pendidikan .
Prestasi dapat dilihat dari output (luaran) yang banyak dan berkualitas serta relevan (keterkaitan dan kesepadanan) dengan kebutuhan masyarakat pemakai lulusan, serta jumlah serta mutu publikasi hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh para dosen. Proses pendididikan yang efektif,dilihat dari kegairahan atau motivasi belajar mahasiswa yang tinggi, disiplin, semangat , dan etos kerja yang tinggi pada dosen dan tenaga administratif. Efisensi pendidikan dilihat dari pemanfaatan tenaga, fasilitas, dana,waktu sesedikit mungkin, tetapi hasilnya banyak, bermutu, dan relevan dengan kebutuhan masyarakat pemakai lulusan. Dalam mencapai tujuan atau sasaran program studi, diperlukan struktur organisasi program studi yang dapat mewadahi berbagai aktivitas Tridharma perguruan tinggi dilakukan oleh para dosen dan pegawai lainnya. Demikian pula perlu ditetapkan deskripsi tugasnya, agar setiap personil mengetahui dengan pasti apa yang menjadi tugas dan kewajibannya.
Deskripsi & Tugas
1. Ketua Program Studi
Tugas Ketua Prodi adalah membantu ketua dalam memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan dan pengembangan prodi di bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta menganalisis perumusan pembinaannya, penilai prestasi dan proses penyelanggaraan kegiatan serta penyusunan laporan dibidang tugasnya.
Merumuskan konsep tentang perencanaan program kerja prodi dalam bidang pendidikan dan pengajaran (kurikulum metodologi, silabus dan proses perkuliahan) penelitian dan pengabdian pada masyarakat;
- Melaksanakan pengembangan pendidikan dan pengajaran (kurikulum metodologi, silabus dan proses perkuliahan) penelitian dan pengabdian pada masyarakat;
- Membina tenaga dosen dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;
- Menyusun program prodi dibidang pendidikan diberbagai tingkat;
- Merencanakan dan melaksanakan tugas saling bekerja sama dan menciptakan suasana yang kondusif baik internal prodi maupun dengan bidang akademik, bidang keuangan dan umum dan staf, lembaga yang dilingkungan STAI Siliwangi Garut;
- Melaksanakan penetapan dosen mengajar pada prodi;
- Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dan penjadwalan kuliah, UTS, UAS, Ujian komprehensif, seminar proposal, ujian skipsi/munaqasyah dan kegiatan akademik lainnya.
2. Sekretaris Program Studi
Membantu tugas dan fungsi ketua prodi pelaksanaan dan pengembangan prodi dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat serta menganalaisis perumusan pembinaannya, penilaian prestasi dan proses penyelenggaraaan kegiatan serta penyusunan laporan dibidang tugasnya.
- Penyusunan konsep sebaran mata kuliah prodi;
- Penyiapan database perkembangan prestasi akademik mahasiswa;
- Menyiapkan dan menginvetarisir dan mendokumentasikan berbagai jenis nilai ujian (ujian/tes mahasiswa baru, UTS, UAS, Komprehensif, dan Munaqasyah);
- Memproses pelaksanaan kuliah kerja nyata (KKN), Pengalaman praktek lapangan kependidikan (PPLK) seminar proposal skripsi mahasiswa;
- Menyiapkan data mahasiswa calon penerima beasiswa;
- Memberikan pelayanan administrasi akademik kepada mahasiswa (transkrip nilai, istirahat kuliah, surat penelitian skripsi mahasiswa, pindah kuliah dan surat keterangan yang diperlukan mahasiswa);
- Melaksanakan administasi kegiatan mahasiswa seperti dosen penasehat akademik bagi mahasiswa;
- Menyiapkan kartu konsultasi skripsi;
- Memproses surat masuk dan surat keluar yang terkait dengan prodi;
3. Koordinator Bidang Pendidikan
- Menyusun peraturan pelaksanaan kebijakan di bidang pendidikan dan pengajaran.
- Mengoordinasikan pelaksanaan administrasi bidang pendidikan dan pengajaran berbasis teknologi informasi.
- Menyusun perencanaan kegiatan pengembangan pendidikan dan pengajaran.
- Merumuskan dan mengembangkan sistem penerimaan mahasiswa baru, sistem registrasi dan heregistrasi.
- Mengoordinasikan pengelolaan dan pengembangan sisstem informasi akademik terintegrasi.
- Mengoordinasikan dan memfasilitasi pengembangan materi pembelajaran berbasis teknologi informasi.
- Melaksanakan kerja sama di bidang pendidikan dan pengajaran.
4. Koordinator Bidang Kemahasiswaan
- Membantu sekretaris program studi dalam menyelenggarakan sistem kearsipan prodi, pendokumentasian, dan tugas “office work“ lainnya.
- Membantu dewan penasehat akademik dalam memfasilitasi perkuliahan.
- Memberikan pelayanan kepada mahasiswa, yang terkait dengan urusan administrasi.
- Menyusun rencana pengembangan bidang kemahasiswaan, baik yang menyangkut aspek minat mahasiswa (student interest), pengembangan pemikiran mahasiswa (student ideas and reasoning), maupun kesejahteraan mahasiswa (student welfare).
- Mengarahkan dan membimbing kegiatan-kegiatan kemahasiswaan yang positif dan menunjang percepatan studi mahasiswa.
- Mengevaluasi efektivitas program-program kemasiswaan.
- Membuat laporan secara periodik kegiatan-kegiatan kemahasiswaan
5. Koordinator Labolatorium Microteaching
- Menyusun rencana kerja tahunan laboratorium microteaching yang selaras dengan visi dan misi Program Studi Pendidikan Agama Islam.
- Merancang jadwal penggunaan laboratorium untuk kegiatan praktikum dan mata kuliah terkait agar berjalan teratur dan efektif.
- Menginventarisasi, memelihara, dan memastikan kelengkapan sarana serta prasarana laboratorium, termasuk pengajuan perawatan atau pengadaan alat yang diperlukan.
- Mengatur pelaksanaan praktikum microteaching, memastikan dosen pengampu dan mahasiswa memahami prosedur penggunaan laboratorium.
- Memantau dan mengawasi pelaksanaan kegiatan microteaching agar sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku.
- Mengumpulkan data evaluasi dari dosen dan mahasiswa untuk perbaikan layanan laboratorium di masa mendatang.
- Mengembangkan laboratorium melalui inovasi pembelajaran berbasis teknologi, seperti pemanfaatan rekaman video untuk refleksi dan pengembangan modul praktikum.
- Menyusun laporan kegiatan laboratorium secara berkala dan mengelola dokumen administrasi terkait penggunaan laboratorium.
- Menjalankan fungsi koordinatif dengan menghubungkan dosen, mahasiswa, dan pihak administrasi dalam pelaksanaan kegiatan microteaching.
- Menjamin mutu pelaksanaan praktikum sesuai standar akademik dan kurikulum PAI.
- Memfasilitasi sarana, prasarana, dan dukungan teknis agar kegiatan microteaching berjalan efektif.
- Mendorong pengembangan metode dan media pembelajaran berbasis teknologi di laboratorium.
- Melakukan penilaian terhadap efektivitas penggunaan laboratorium dan memberikan rekomendasi perbaikan untuk peningkatan kualitas layanan.
6. Koordinator Bidang Publikasi
- Menyusun strategi publikasi tahunan yang selaras dengan visi-misi prodi PAI serta rencana kerja akademik, termasuk target konten dan kanal distribusi
- Mengelola kalender editorial untuk seluruh kanal publikasi (web prodi, media sosial, newsletter, dan repositori), sehingga informasi akademik terbit tepat waktu dan konsisten.
- Mengkurasi, menulis, dan menyunting konten publikasi yang berkualitas tentang kegiatan akademik, penelitian dosen, pengabdian masyarakat, prestasi mahasiswa, dan pengumuman resmi prodi.
- Menjaga konsistensi identitas visual dan gaya bahasa prodi PAI pada seluruh materi publikasi agar sesuai pedoman branding institusi.
- Mengkoordinasikan proses dokumentasi kegiatan (foto, video, poster, siaran pers) dengan panitia dan tim media agar bahan publikasi lengkap dan siap tayang.
- Mengoperasikan dan memelihara kanal digital publikasi, termasuk pengelolaan website, SEO dasar, optimasi keterbacaan, dan moderasi interaksi di media sosial.
- Mengembangkan kolaborasi publikasi dengan unit/institusi internal dan eksternal (humas kampus, jurnal, sekolah mitra, media lokal) untuk memperluas jangkauan informasi prodi.
- Memastikan kepatuhan terhadap etika publikasi, hak cipta, perizinan foto/video, dan kebijakan privasi dalam setiap materi yang dipublikasikan.
- Menyusun rilis pers dan materi komunikasi resmi untuk agenda penting prodi seperti seminar, kuliah umum, konferensi, peluncuran program, dan penerimaan mahasiswa.
- Mengelola kampanye digital untuk kegiatan prioritas prodi (misalnya: rekrutmen mahasiswa, call for papers, program unggulan) dengan target audiens yang terukur.
- Melakukan analitik publikasi dengan memantau metrik jangkauan, keterlibatan, dan konversi, lalu menyusun rekomendasi perbaikan berbasis data.
- Membuat laporan publikasi berkala yang mencakup capaian, tantangan, evaluasi, dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan kinerja.
- Memberikan pelatihan singkat kepada dosen/mahasiswa terkait penulisan populer, etika berkomunikasi publik, dan literasi media digital untuk mendukung ekosistem publikasi prodi.
- Menjaga respons cepat terhadap permintaan informasi dan klarifikasi publik, serta menangani isu komunikasi yang berdampak pada reputasi prodi.
- Mendorong inovasi format publikasi (infografik, video pendek, podcast, carousel) agar konten PAI relevan, menarik, dan mudah diakses oleh pemangku kepentingan.
7. Staf Program Studi
- Melaksanakan administrasi akademik dan non-akademik sesuai arahan Ketua Program Studi, termasuk pengelolaan dokumen perkuliahan, jadwal, dan arsip penting.
- Mengelola data mahasiswa, dosen, dan kegiatan prodi secara terstruktur untuk mendukung kelancaran proses akademik.
- Menyusun dan memproses surat-menyurat resmi prodi, seperti surat tugas, undangan, dan pengumuman, sesuai prosedur yang berlaku.
- Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan prodi, seperti seminar, workshop, rapat, dan kegiatan pengabdian masyarakat, agar berjalan sesuai rencana.
- Mengelola sistem informasi akademik, termasuk input data KRS, nilai, dan laporan akademik, serta memastikan akurasi dan ketepatan waktu.
- Memberikan layanan informasi kepada mahasiswa dan dosen terkait kebijakan, jadwal, dan prosedur akademik prodi.
- Mengarsipkan dokumen penting secara rapi dan sistematis, baik dalam bentuk fisik maupun digital, untuk memudahkan akses dan audit.
- Membantu pengelolaan anggaran kegiatan prodi, termasuk pencatatan pengeluaran dan pelaporan keuangan sesuai ketentuan.
- Mengkoordinasikan komunikasi antara prodi dengan fakultas, universitas, dan pihak eksternal untuk kelancaran administrasi dan kegiatan akademik.
- Menyusun laporan berkala terkait pelaksanaan kegiatan prodi, capaian, dan evaluasi untuk mendukung pengambilan keputusan pimpinan.
- Menjaga kerahasiaan data dan informasi prodi serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan institusi.
- Memberikan dukungan teknis dalam pelaksanaan kegiatan prodi, termasuk pengelolaan media publikasi internal dan eksternal.
- Melaksanakan tugas tambahan yang diberikan oleh Ketua Prodi sesuai kebutuhan dan prioritas program studi.